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7 maneiras de prestar contas de seus funcionários durante uma emergência

A implementação de procedimentos para evacuação do local de trabalho faz parte do que os empregadores devem fazer para manter seus funcionários seguros em caso de emergência. "Contabilizar todos os funcionários após a conclusão de uma evacuação de emergência" é uma das informações do Departamento de Trabalho Requisitos mínimos para um plano de ação de emergência (EAP). No entanto, a maneira pela qual um empregador deve realizar essa contabilidade não é especificada. Neste blog, forneceremos 7 das formas mais populares que vimos empregadores verificarem se há funcionários desaparecidos.

localização do agrupamento

1. Roster de papel

Usar uma lista de papel é a forma mais rudimentar de agrupamento. Com um toque de nostalgia, isso nos leva de volta às memórias da escola primária, fazendo fila no estacionamento e esperando o professor chamar nossos nomes e nos riscar da lista. Esse sistema ainda funciona bem em sala de aula, mas pode não ser prático para grandes edifícios corporativos com centenas de funcionários. Nessas situações, as listas devem ser mantidas meticulosamente atualizadas com as listas de RH. Algumas empresas de segurança encontraram maneiras de embelezar o método de lista de papel. Em parceria com o sistema de controle de acesso do prédio, uma lista pode ser impressa de quem está atualmente empregado como uma empresa e talvez até mesmo quem usou seu crachá para entrar no prédio naquele dia. Os funcionários que não comparecessem naquele dia não seriam incluídos na lista, deixando menos espaço para pessoas desaparecidas.

cartoon de lista de verificação

As listas de papel têm uma vantagem fundamental de simplicidade, precisando apenas de papel e caneta para funcionar. No entanto, eles são inerentemente lentos, especialmente se algum funcionário for para a estação de evacuação errada. Além disso, quantos capitães de evacuação vão esperar que sua lista termine de imprimir com um incêndio real no prédio?

2. Lista eletrônica

Lista de verificação do iPad

Levando este método de lista de papel adaptado para o século 21, podemos elevar a lista de papel usando tecnologias da web. A ocupação é retirada do sistema de segurança e publicada eletronicamente. As opções aqui incluem:

  • Enviar lista de ocupações atual por e-mail para os capitães de evacuação.
  • Preenchendo uma lista de ocupação em um tablet na instalação.
  • Empurrando uma lista atualizada na internet.

3. Digitalização de crachás

Usar seu crachá de segurança para digitalizar rapidamente os funcionários fora da instalação pode ser uma solução aprimorada em relação às listas de papel, se implementada corretamente. Mas há muitas maneiras de verificar eletronicamente os crachás, incluindo:

  • Scanner em uma escora
  • Scanner embutido em um pequeno estojo Pelican ou carrinho
  • Scanner em um dispositivo portátil

Eles são mais fáceis de usar se um campus ou instalação tiver uma infraestrutura de rede sólida. Isso permite que os capitães de evacuação acessem rapidamente a lista de ocupação por meio de uma página da web. No entanto, se ocorrer uma emergência catastrófica, como a Apagão do sudoeste de 2011, onde todos os dados de energia e celular saem, esse tipo de sistema ainda pode deixar os planejadores sem dados críticos sobre seus usuários.

Opções de leitor de agrupamento

Os scanners portáteis têm alguns recursos para recomendá-los em vez de um escâner de crachá montado em um suporte ou estojo. Eles permitem que as listas de ocupação sejam visualizadas em tempo real à medida que os usuários são escaneados para fora do prédio, além de poderem verificar manualmente uma pessoa como segura inserindo seu nome. Além disso, uma solução portátil é uma atualização fácil para uma empresa que usa papel ou escala eletrônica, sem a necessidade de reescrever completamente seu plano de ação de emergência.

4. Biometria

Biometria é quando as pessoas são identificadas por algo sobre elas - sua biologia, por assim dizer. Existem muitas maneiras pelas quais isso pode ser feito, mas na prática apenas alguns são comumente integrados em sistemas de segurança e agrupamento. Neste momento, a tecnologia de impressão digital é a tecnologia biométrica mais usada em segurança.

agrupamento biométrico

Outras biometrias que estão sendo usadas com mais frequência são o reconhecimento facial do reconhecimento de vídeo e de íris à medida que suas tecnologias se tornam mais avançadas e capazes. Essas formas de capturar a presença de seus funcionários nos pontos de evacuação são usadas efetivamente como proxy para uma verificação de crachá, mas com a vantagem de não poderem ser perdidas como um cartão de identificação.

5. RFID de Longo Alcance

Em vez de ter crachás de funcionários digitalizados manualmente, a identificação por radiofrequência (RFID) de longo alcance permite que os funcionários sejam examinados automaticamente à distância. Esses sistemas usam tags RFID operando na faixa de frequência 900 MHz, chamadas tags UHF. Essas tags podem ser implementadas de várias maneiras:

  • Adicionado como um adesivo na parte de trás de um crachá existente.
  • Fornecido como um cartão separado.
  • Integrado em um cordão ou porta-crachá.
  • Construído em um novo crachá de controle de acesso que teria várias tecnologias RFID implementadas - a imagem à direita mostra um exemplo disso.
Cartão UHF

Essas etiquetas UHF permitem que o pessoal seja identificado em distâncias de até 25 pés. Essa solução pode ser ideal para verificar quando os funcionários saem por portas conhecidas, contabilizando as pessoas próximas a uma área de evacuação ou detectando corretamente quando eles saem de uma instalação.

6. Sistema de localização em tempo real (RTLS)

Existem duas classes de tags RFID, ativa e passiva. As tags UHF, conforme descrito na seção acima, são chamadas passivas porque não possuem bateria. No entanto, em alguns casos, adicionar uma bateria a uma tag fornece recursos adicionais. Essas etiquetas RFID alimentadas por bateria são chamadas de RFID ativo.

As etiquetas RFID ativas podem ser lidas a mais de 100 metros de distância. Isso permite que você rastreie continuamente a localização dos funcionários em tempo real. É por isso que esse tipo de tecnologia é denominado Sistemas de Localização em Tempo Real (RTLS).

Beacon

Esse tipo de sistema permite que você saiba se os funcionários estão dentro ou fora de suas instalações, o que é exatamente para o que um sistema de agrupamento foi projetado. Com o RTLS, os leitores são colocados estrategicamente em toda a instalação e em locais de reunião específicos. Quando uma etiqueta é lida por um determinado leitor, o funcionário é identificado como próximo à localização daquele leitor, o que indica que ele alcançou a segurança. Normalmente, o RTLS tem seus próprios portais de gerenciamento separados e nem sempre é vinculado ao sistema de segurança.

7. Sistemas Baseados em Telefone Celular e SMS

Algumas soluções de agrupamento usam a infraestrutura móvel para suportar seus requisitos de evacuação. Essas soluções são divididas em dois estilos de sistemas - sistemas baseados em aplicativos e sistemas baseados em SMS.

agrupamento móvel

As soluções baseadas em aplicativos podem usar a geolocalização do telefone para indicar se um funcionário está fora de uma área de perigo ou pode exigir que um usuário faça check-in ativamente. Os sistemas SMS enviam mensagens de texto aos usuários para notificação e podem ou não ter 2 vias comunicação que permitiria aos funcionários indicar se estão seguros ou precisam de assistência. Esses tipos de soluções requerem uma base de usuários que possua telefones celulares. Além disso, as instalações devem estar em áreas de cobertura celular confiáveis. A parte boa dessas soluções é que elas têm a vantagem de evitar scanners externos todos juntos.

Coisas para manter em mente

Nenhum sistema de evacuação de emergência por si só é perfeito.

  • Se um prédio está em chamas, é improvável que os capitães de evacuação coloquem instantaneamente listas, tablets ou leitores.
  • Os funcionários provavelmente deixarão crachás e / ou telefones em caso de emergência.
  • Sem informações completas, os socorristas precisam entrar na gravação de edifícios para verificar se todos estão seguros.
  • As emergências, por sua própria natureza, são inesperadas e as situações rapidamente fogem do controle.

Lembre-se de que as pessoas podem se comportar de maneira imprevisível, especialmente se sentirem que sua segurança pessoal está ameaçada. No entanto, ter e praticar um plano de ação de emergência garantirá melhor a segurança de seus funcionários, fornecendo-lhes orientação, independentemente da solução de reunião escolhida.

Este blog foi publicado originalmente em maio de 2016 e foi atualizado para esclarecer vários termos técnicos.

Comentários

  1. Eli diz:

    Este artigo é um excelente lembrete para sempre saber os procedimentos de emergência para qualquer edifício onde você gasta muito tempo. Eu não sabia que havia tantas estratégias para rastrear a localização dos seus funcionários, mas como proprietário ou chefe, isso é parte integrante da resposta a uma emergência. Ele fica atrás apenas do treinamento de seus funcionários sobre como evacuar e usar dispositivos de evacuação para ajudar aqueles que podem estar feridos ou incapacitados.

  2. Jeanna Fresquez diz:

    Eu gostaria de ver se posso obter mais informações sobre como os funcionários são validados e o que acontece depois de uma evacuação de emergência.

  3. Olá Jeanna - entraremos em contato com você em breve! Esta é uma parte fundamental do que fazemos como empresa.

  4. Nycil Paulose diz:

    Oi, preciso aprender mais sobre as soluções de contagem de cabeçotes que você pode oferecer. Especialmente para uma planta operacional sem pontos de entrada ou saída específicos. Estamos preocupados com a contagem de cabeças dentro da fábrica, não apenas no limite da instalação.

    Você tem algum contato indiano, quem pode explicar?

  5. Olá, Nycil - temos algumas opções diferentes para manter a contagem de seus funcionários e contratados, dependendo do seu ambiente operacional. Se seus funcionários são obrigados a usar capacetes e Você tem pontos de estrangulamento que eles podem ser direcionados para entrada e saída, você poderia usar RFID UHF, o que lhe daria um custo por empregado mais barato. No entanto, se o seu campus é realmente aberto, com um perímetro conhecido, temos um ótimo sistema RFID ativo que permite que você saiba se as pessoas estão dentro ou fora do seu perímetro. Nós vamos falar com você para discutir.

    Além disso, implantamos nossas soluções em todo o mundo, para que possamos, certamente, oferecer suporte na Índia.

  6. Outro post muito forte e poderoso. Eu li alguns de seus posts anteriores e finalmente decidi deixar um comentário sobre este. Eu me inscrevi para receber seu boletim informativo, então mantenha as postagens informativas!

  7. Artigo incrível, obrigado por compartilhar esta lista útil conosco. Foi realmente muito informativo.

  8. Effan Kadzim diz:

    Oi, eu quero perguntar, qual é a melhor solução para a chamada de contagem de cabeças, especialmente para um grande edifício com um monte de departamento diferente. Estamos preocupados com a possibilidade de não obtermos um número de funcionários exato quando no ponto de montagem, com uma média de funcionários 1500.

    Obrigado.
    Effan, Malásia

  9. Eu usaria uma solução de mão distribuída para uma situação como a sua. O bom sobre o uso de handhelds nos pontos de evacuação é que os handhelds 7 podem cobrir toda a sua população e até mesmo informar se alguém foi para o ponto de evacuação errado, porque todos eles permanecem em sincronia entre si. Se você quisesse manter mais departamentos separados, você poderia facilmente adicionar computadores de mão extras.

  10. William Powney diz:

    Saudações de Malta

    Eu ficaria feliz em saber sobre seus sistemas de contagem de cabeças a serem implantados em museus. Eles definitivamente seriam obrigados a cobrir nossos funcionários, visitantes e contratados.

    Obrigado e cumprimentos
    William Powney

  11. Waqar Ahmad diz:

    Saudação dos Emirados Árabes Unidos,

    Eu gostaria de saber sobre um sistema de funcionários. Você tem algum tipo de câmera ou algumas soluções?

    Obrigado,
    Waqar

  12. ELIO ROMERO diz:

    Estou procurando melhorar nosso processo de prestação de contas de evacuação de emergência. Você pode telefonar para discutir nosso interesse.

    Obrigado,
    Hélio

  13. Patti diz:

    Estou interessado em suas mãos. Temos 420 membros da equipe que podem evacuar para 2 locais diferentes.

  14. Heejin Seo, Coordenador de Marketing diz:

    Olá Patti, obrigado pelo seu interesse no XPressEntry. Nós entraremos em contato com você em breve!

  15. Sam Dalton diz:

    Tenho visto várias soluções ao longo dos anos, tendo trabalhado em mais de 50 embarcações da Marinha, bem como unidades de perfuração. Eu prefiro o sistema de cartões em pontos de reunião por uma série de razões. Os sistemas eletrônicos podem falhar em uma situação de incêndio e os sistemas de etiquetagem podem funcionar em um exercício planejado, mas as pessoas em uma emergência enquanto dormem raramente estão organizadas e, inevitavelmente, os deixarão para trás. Os sistemas baseados na web estão fora do ar, pois raramente temos cobertura confiável de internet ou wi-fi devido às grandes quantidades de metal e também ao número de sistemas de comunicação UHF empregados durante uma emergência. Os benefícios voltam a listas que novamente dependem do acesso ao computador, que se torna ineficaz se você perder energia. Os cartões T estão localizados nas estações e, se mantidos atualizados, fornecem indicação de quem deve estar em qual reunião, apenas olhando, se você não estiver, saberá que é uma estação de reunião alternativa. Virar as cartas investe as pessoas em uma participação ativa na reunião e as cartas não viradas podem ser facilmente recolhidas em caso de abandono para dar uma ideia de quem está faltando para iniciar o resgate.

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